E-fakturowanie w Polsce: obowiązek KSeF
Polska wymaga wystawiania faktur przez KSeF (Krajowy System e-Faktur), krajowy system rozliczania e-faktur. Obowiązek rozpoczął się 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (sprzedaż w 2024 r. powyżej 200 mln zł) oraz 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych firm; odbieranie faktur przez KSeF jest obowiązkowe dla wszystkich od 1 lutego 2026 r. Faktury wykorzystują krajowy schemat XML FA(3) — polski format, odrębny od Peppol i EN 16931.
Kiedy KSeF jest obowiązkowy w Polsce?
Wystawianie faktur przez KSeF stało się obowiązkowe 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników ze sprzedażą w 2024 r. powyżej 200 mln zł oraz 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych firm. Odbieranie faktur przez KSeF jest obowiązkowe dla wszystkich od 1 lutego 2026 r. Kary są odroczone do 1 stycznia 2027 r.
Kto musi korzystać z KSeF?
Obowiązek dotyczy wszystkich podatników VAT w Polsce w zakresie fakturowania B2B. Wdrożenie jest etapowe: najpierw najwięksi podatnicy (luty 2026), a następnie pozostali (kwiecień 2026). Najmniejsi wystawcy, z miesięczną sprzedażą poniżej 10 000 zł, mogą pozostać poza KSeF do końca 2026 r.
Jaki format ma faktura w KSeF?
Faktury w KSeF wykorzystują FA(3) — krajowy schemat XML zdefiniowany przez Ministerstwo Finansów. FA(3) to ustrukturyzowany polski format i nie jest tym samym co Peppol BIS ani zwykła faktura EN 16931 w UBL/CII, dlatego faktura przygotowana dla innego kraju UE nie przejdzie walidacji KSeF bez konwersji.
Czy Peppol lub EN 16931 działa w Polsce?
Dla krajowego obowiązku KSeF nie — Polska wymaga krajowego schematu FA(3), a nie Peppol BIS ani ogólnego UBL/CII według EN 16931. Peppol może być nadal używany w wymianie transgranicznej. Nasz walidator obejmuje obecnie Peppol BIS 3.0 i e-SLOG; dedykowana obsługa FA(3) jest planowana, więc na razie do walidacji dokumentów FA(3) używaj narzędzi KSeF.
Dlaczego moja faktura została odrzucona przez KSeF?
KSeF weryfikuje każdą przesłaną fakturę względem schematu XSD FA(3), więc odrzucenie zwykle oznacza, że XML nie odpowiada strukturze FA(3): błędna lub nieaktualna wersja schematu, brak obowiązkowego elementu albo wartość w niewłaściwym polu. Ponieważ FA(3) jest schematem krajowym, komunikaty o błędach pochodzą z samego KSeF, a nie ze zbioru reguł EN 16931.
Źródła urzędowe
Powiązane: harmonogram obowiązków w UE · Peppol BIS 3.0 vs EN 16931 · katalog reguł.